מסך תכנון סידור העבודה הינו “לב” מערכת השיבוץ והמסך בו תבצע את רוב הפעולות המשפיעות על שיבוץ העובדים שלך.
במדריך זה נעבור הכרות עם התפריטים השונים ונלמד להכיר את מגוון הפעולות הקיימות במסך זה.
בואו נתחיל להכיר את התפריטים שלנו 🙂
א.תפריט פעולות נפוצות:

1-מחיקת השיבוץ באופן מלא(מוחק את השבוע הרלוונטי בלבד
2.העתקת סידור עבודה משבוע קודם – מאפשר לך לעבוד על שיבוץ קיים משבוע שעבר ולא להתחיל מ0.
3.הסתרת מאפיינים ומידע שאינו נחוץ עבור.
4.כתיבת הערה לסידור העבודה(מוצג לעובד ברמה שבועית).
5.שיתוף סידור העבודה.
6.יצוא סידור העבודה לאקסל.
7.יצוא סידור העבודה לPDF והדפסה.

ב. תפריט בחירת זוויות צפייה(תצוגה) בסידור העבודה
למערכת איזי טיים קיים 3 זוויות צפייה ועבודה על סידור העבודה,כל מנהל יכול לבחור עברו את הדרך הקלה ביותר שהוא מעדיף לשבץ את העובדים.
תצוגה לפי משמרת- תצוגה זאת מציגה מימין את המשמרת ומציגה איזה עובד נמצא בכל משמרת,זאת התצוגה המוומלצת ביותר לעבודה.
תצוגה לפי עובדים- תצוגה זאת מציגה את העובדים כרשימה ומציגה את שיבוץ המשמרות לעובד בכל יום בצורה טבלאית.
תצוגה לפי תפקידים- תצוגה זאת מאפשר לך לצפות ולשבץ את העובדים שלך לפי התפקידים שהגדרת למשמרות שלך.

ג. בחירת תאריך סידור העבודה ומעבר בין סידורים וסטטוס פרסום השיבוץ
באמצעות תפריט זה תוכלו לנווט בין סידורי העבודה שלכם ובנוסף לבחור על איזה שבוע הינכם רוצים לעבוד.

כאשר סיימתם לעבוד על סידור העבודה שלכם וברצונכם לפתוח אותו לצפייה לעובדים, עליכם להעביר את הכפתור למצב פעיל.
אם במידה ואתם לא רוצים שהעובדים שלכם יחשפו לשיבוץ שכבר חלף באפשרותכם לכבות את כפתור מפורסם לצפייה.

ד.תפריט עריכת משמרות ופילטרים
תפריט זה מאפשר לך לנהל את המשמרות הקיימות שלך ובנוסף לפלטר בין הנתונים השונים.

1-פילטר סינון – מאפשר לך להציג רק חלק מהנתונים לדוגמא פילטר לפי תפקיד, פילטר לפי עובד ועוד..
יש לשים לב, בכל תצוגה הפילטר שונה בהתאם לפרמטרים המוצגים.
2-הוספת משמרת חדשה.
3-הוספה מרוכזת – אם ברצונך לשבץ מספר עובדים במקביל למשמרת מסוימת ביום מסוים באפשרותך לעשות זאת באמצעות כפתור הוספה מרוכזת.
4-העלאת מיקום המשמרת מעלה.
5-עריכת המשמרת
6-צביעת המשמרת בצבע ייחודי.
7-מחיקת משמרת.
8-הורדת המשמרת מטה.

ה.טבלת צדק משמרות
טבלת צדק הינו כלי מאוד חשוב למנהל ולגורמים שבונים את סידור העבודה, באפשרותך להבין בטבלה זאת כל עובד כמה משמרות קיבל ובנוסף, במסך עריכת המשמרת קיים לך אפשרות להציג בטבלה זאת משמרת ספציפית(לדוג’ משמרת שישי בוקר הינה משמרת בעייתית וברצונך לדעת מי וכמה עובדים קיבלו את המשמרת הזאת)
בנוסף תוכל לדעת את הנתונים ברמה שבועית,חודשית או לפי טווח תאריכים מותאם.

כפתור תזכורת לשליחת העדפות– כפתור זה מאפשר לך לקבוע מתי המערכת תתזכר עובדים שטרם שלחו העדפות שיבוץ.
חשוב להזכיר,המערכת שולחת את התזכורת רק למי שטרם שלח את העדפות השיבוץ.
שליחת הודעה- באפשרותך לשלוח הודעת PUSH לעובדים שלך, מתוך מסך זה, עליך לסמן את העובדים ולאחר מכן ללחוץ על שליחת הודעה.

צבע שם העובד – בטבלת צדק העובדים מופיעים בשני צבעים ירוק ואדום.
ירוק-העובד שלח העדפות לשבוע זה.
אדום-העובד טרם שלחת העדפות לשבוע זה.
בנוסף קיים ליד שם העובד את כפתור ה-i באמצעות כפתור זה תוכל לראות את העדפות העובד, ובנוסף אילו משמרות משמרות העובד קיבל.
כפתור צביעת עובד– באפשרותך לצבוע עובד בצבע אחר על מנת להדגיש אותו ולהבדיל אותו משאר עובדים.

ו.התראות וחריגה מכללי השיבוץ
בחלונית זאת תוכל לראות את כל החריגות וה”בעיות” שהמערכת זיהתה בשיבוץ כבר בשלב הכנת הסידור עבודה, ע”פ החוקים והכללים שהגדרת לעובדים שלך.
אנו ממליצים לא להתעלם חריגות אלו ולתקן אותם ככל האפשר.(מדריך אודות בניית הסכם חוקי משמרות קיים במדריך נפרד)

ז.מסך בקשות להחלפה / מסירת משמרות
באמצעות מסך זה תוכל לאשר/לדחות את ההחלפות שהעובדים ביקשו להחליף בניהם בשבוע העבודה הנוכחי או הבא.
קיים מדריך נוסף אודות ביצוע החלפות ומסירת משמרת בין העובדים.

ח.חלונית שיבוץ עובדים במשמרת
חלונית זאת קיימת בכל משמרת לכל אורך השבוע ,ומאפשרת לך לשבץ ולערוך את סידור העבודה שלך למשמרת.

1- הוספת עובד/ים חדשים למשמרת.
2-פתיחת חלונית העדפות העובד
3-עגינת עובד במשמרת זאת – באפשרותך לקבע עובד כקבוע במשמרת מסוימת כתמיד או עם תוקף.
המערכת תשבץ עד שתגדיר אחרת את העובד במשמרת זאת.
4- שינוי שעות לעובד או תפקיד לשממרת – באפשרותך לשנות את שעות העבודה לעובד או תפקיד למשמרת ביום ספציפי.
לדוגמא, קיים יום מבצעים ואתה מעוניין להביא את העובד מוקדם לעבודה.
5-מחיקת העובד ממשמרת.
6-עריכת מאפייני המשמרת וכוח האדם.
7-סגירת משמרת – באפשרותך לסגור את המשמרת לדוגמא בשבתות/חגים באופן זמני או קבוע.
8-מצבת כוח אדם שהוגדרה למשמרת וסטטוס כוח האדם הנוכחי.
9-הערה למשמרת.