ישנם הרבה יתרונות לשעון נוכחות ומערכת סידור עבודה בארגון. אך על מנת ליהנות מכל היתרונות יש להטמיע את המערכת בארגון. אין הכוונה להתקנה הטכנית של השעון ומערכות התוכנה, זהו החלק הפשוט. יש צורך בהטמעת המערכת אל תוך התרבות הארגונית.
כל דבר חדש המשתלב בתוך פעילות הארגונית מהווה שינוי ארגוני ויש צורך בתהליך הטמעה. תהליך אשר מטרתו להבטיח את הצלחת השינוי, להביא לשינוי תפיסה וגם לקבוע נהלי עבודה הקשורים לכל ההיבטים של השימוש במערכת, ניהולה והשימוש במידע שהמערכת מפיקה.
ללא מודעות לנושא וללא תהליך הטמעה מסודר יישנו חשש כי לא תוכלו להפיק מהמערכת את התועלת המרבית. אתם עשויים להיתקל בהתנגדויות עובדים, שימוש לקויי במערכת ותסכול; גם עבור הדרג הניהולי שלא משיג תוצאות, גם עבור הדרג המתפעל את המערכת וגם תסכול אצל העובדים.
הטמעת שעון נוכחות בצורה מסודרת
על מנת להטמיע שעון נוכחות ומערכת סידור עבודה בארגון יש צורך בתהליך הטמעה השם דגש על: הסברה, הדרכה ואכיפה.
הסברה – התקנת המערכת ללא הסברה נכונה עלולה ליצור תחושות אי נוחות בקרב העובדים. הם עלולים לפרש זאת כחוסר אמון של ההנהלה ותחושת ”האח הגדול“. בפועל המערכת נועדה לשפר את עבודתם ואת עבודת הארגון באופן כללי וחשוב שהעובדים יהיו מודעים לתועלת המערכת בהקשר האישי של עבודתם. מטרת ההסברה היא לשנות את היחס בין האופן שבו העובדים רואים את התועלת במערכת, לבין התועלת בפועל. לדוגמה יש להדגיש את היעילות והנוחות בהגשת הוצאות, בקשת חופשות, ניהול משמרות חכם ועוד.
הדרכה – יש להסיר את כל אי הוודאות בנוגע לאופן השימוש במערכת. יש לקבוע נהלי עבודה חדשים ולהעניק לעובדים את ההדרכה. במהלך הדרכה יש להסביר לעובדים כיצד הם צריכים לנהוג וכיצד הם צריכים להשתמש במערכת.
אכיפה – יש לקבוע מנגנון אכיפה במסגרת המשמעת הארגונית.
טיפים להטמעת מערכת סידור עבודה ושעון נוכחות
- יש למנות אחראי על תהליך ההטמעה, זהו צריך להיות מישהו בעל סמכות (דרג ניהולי) וכישורי מנהיגות. עליו ללוות את כל התהליך ושלביו: הגדרת המערכת, התקנת המערכת, קביעת נוהלי העבודה, הדרכת העובדים, קביעת מערכת אכיפה, בקרה והפקת לקחים.
- יש לשלב את העובדים בתהליך. אם מדובר בארגון גדול יש צורך בנציגות מחלקתית אשר תשולב בתהליך ההטמעה. כדאי לזהות בעלי השפעה. אם ישנם בעלי השפעה בעלי התנגדויות עליכם לגייס אותם לתהליך.
- התנהלות שקופה – שמועות וספקולציות מתנהלות בצורה רכילותית וגורמות נזק רב. הן יוצרות דיסאינפורמציה המגבירה את החששות וההתנגדויות. לכן ההנהלה צריכה להיות שקופה לגבי התכניות והמטרות.
- יש לגבש תכנית עבודה מסודרת, בעלת שלבים ולוחות זמנים להטמעת המערכת. מומלץ לקבוע גם פיילוט במסגרת תהליכי ההטמעה על מנת לזהות כשלים ולהפיק לקחים.
