למה כל עסק חייב שעון נוכחות?
כל בעל עסק המעסיק תחתיו עובדים, מודע לעלויות הכרוכות בכך, שהגבוהה מביניהן, כמובן, היא תשלום שכר העובדים. מערכת נוכחות יעילה, תמנע את כל טעויות האנוש השונות שעלולות לקרות בעת ביצוע חישוב השכר בסוף כל חודש. שעון נוכחות מכוון ומדויק, יספק בנוסף, את כל הפירוט והמידע על נוכחות העובדים במשרד.
טעות קטנה בחישוב שעות העבודה בסוף החודש, מלבד לאי-נעימות אשר נגרם בעקבותיה, תעלה בזמן עבודה יקר אשר “יתבזבז” למחלקת השכר בחודש הבא ואף גרוע מזה אם יבחר העובד לנקוט באמצעים נוספים.
גם כל טעות קטנה לטובת העובד היא בעייתית ביותר. תשלום עבור שעות או אפילו מספר דקות בהם העובד לא עבד ואפילו לא נכח במשרד, מצטבר לסכומים גבוהים- בהתאם למספר העובדים וכמובן, מספר שעות העבודה שאינן מדויקות ואף שגויות.
האחריות להוכחת שעות העבודה חלה על המעביד
במקרה של מחלוקת בענייני השכר המשולם לעובד, האחריות וחובת ההוכחה, היא על המעביד, בהתאם לסעיף 24 בתיקון החוק להגנת השכר. מערכת נוכחות הכוללת תיעוד נכון ורישום מדויק של ההגעה אל מקום העבודה והיציאה ממנו, באמצעות שעון נוכחות- תבטיח ראש שקט כמו גם במידת הצורך, תשמש כהוכחה המספקת בעת מחלוקת.
את מערכת הנוכחות וסוג השעון בה יש כמובן להתאים לכל עסק. בגדול, שעון נוכחות סטנדרטי ופשוט יספקו מענה לעסקים הקטנים יותר, עם מעט עובדים. בעוד אפליקציית נוכחות או שעון נוכחות ביומטרי הם אמצעים מתקדמים המסוגלים לתת מענה לעסקים גדולים יותר בהם מספר רב של עובדים, או מקרים בהם העובדים אינם עובדים במשרד אלא בשטח.
שעון נוכחות שיתאים לכל עסק
בבחירת שעון נוכחות או מערכת נוכחות עבור העסק שלכם, יש מספר דברים שחשוב לדעת, אשר גם יעזרו לכם לקבל את ההחלטה הנכונה בבחירת המערכת המתאימה ביותר:
גם אם העסק מעסיק עובד אחד בלבד, יש לבצע רישום מדויק של שעות עבודתו. במקרה כזה שעון נוכחות פשוט אשר יבצע רישום של שעת כניסה ושעת יציאה בלבד יספיק. שעון זה יתאים גם לעסקים בהם מספר עובדים, שאינם עובדים כל יום, אלא במשמרות משתנות שאינן קבועות.
שעון נוכחות משוכלל יותר, אשר בנוסף לתיעוד הגעה ויציאה ממקום עבודה, יאשר קביעת שעות נוספות, קיזוז זמן הפסקה ופעולות נוספות, אשר יחסכו בהמשך זמן רב למחלקת השכר בחישוב ידני. זאת אופציה לעסקים קטנים ובינוניים אשר מעסיקים עובדים קבועים כל יום ומעוניינים בסיכום יומי עבור כל יום עבודה.
שעון נוכחות דומה אף יספק סיכום חודשי לעסק. בשעון זה, ניתן בנוסף לחשב משמרות שהחלו לפני חצות ונמשכו עד ליום המחרת. מתאים לעסקים קטנים ובינוניים בהם משמרות לילה הם דבר שבשגרה.
מלבד השעון, למערכת הנוכחות פונקציות רבות שמטרתם היא חיסכון בזמן עבודה והקלה בכל הקשור בדוחות נוכחות: ניהול דוחות הכולל ייצוא לתוכנת שכר או למייל, ניהול ימי היעדרות, תיק אישי לכל עובד וחישוב שכר אישי בהתאמה לחוזה מולו, סימולטור שכר מתקדם לחישוב עלויות שכר עתידיות, מערכת ענן אינטרנטית לצפייה בנתוני השכר בכל מקום וכמובן, גיבוי מלא של כל הנתונים.
מערכות נוכחות אלה, מתאימות לעסקים קטנים ותאגידי ענק כאחד, מכיוון שמותאמות אישית עבור כל עסק.
מערכת נוכחות עם טכנולוגיה מתקדמת
לאחר שבחרתם את סוג השעון, ישנן טכנולוגיות מתקדמות ומשוכללות, שהשימוש בהן יעשה את מלאכת חישוב השעות קלה ובהתעסקות מינימלית, עם דגש על ידידות לכל המשתמשים- מעסיקים ומעבידים כאחד. האפשרויות הבולטות בשוק, הן שעון נוכחות ביומטרי או אפליקציית נוכחות.
שעון נוכחות ביומטרי, מגיע במטרה להחליף את כרטיסי העובד המגנטיים המוכרים, או הקשת מספר עובד. סריקה ביומטרית של טביעת אצבע מתבצעת תוך שנייה ובעצם כל מה שעל העובד לעשות, הוא להניח את האצבע על המשטח הייעודי ונוכחותו נרשמה!
כרטיס מגנטי ניתן לשכוח בבית. כשמדובר בקוד אישי, ניתן בקלות לטעות בעת הקשת הקוד מבלי לשים לב, אך עם טביעת אצבע, אי אפשר לטעות.
עבור עסקים אשר עובדים ביום-יום עם מידע רגיש ומסווג, קיים שעון נוכחות עם זיהוי נוסף באמצעות SMS, סיסמא ואפילו זיהוי פנים. שעון נוכחות ביומטרי מסוג זה, אף יספק לעסק הגנה גבוהה יותר בכל הקשור באבטחת מידע.
אפליקציית נוכחות היא פתרון טכנולוגי נוסף, אשר בעיקר בא לתת מענה לעובדי השטח. הם כמובן אינם מגיעים למשרד כדי להעביר כרטיס מגנטי ואין להם גישה לשעון נוכחות ביומטרי.
עם תמיכה במספר שפות, עדכונים ותזכורות לעובדים, ממשק לדיווח החזרי הוצאות, בקשות לימי חופשה ומחלה הכוללות העלאת המסמכים הנדרשים, אפשרויות דיווח מתקדמות המבטיחות דיווח אמין ומדויק וכמובן, התממשקות למערכת הנוכחות המנגישה אותה- כל הפיצ’רים הקיימים ממש במרחק לחיצה!
העתיד כבר כאן
שעון נוכחות ביומטרי, אפליקציית נוכחות ומערכת נוכחות יחסכו עבורכם זמן ומשאבים, אותם תוכלו לפנות עבור פעילויות עסקיות חשובות יותר! היצע המוצרים שלנו, בשילוב השירות המקצועי וההקפדה על התאמת המערכת הנכונה עבור כל לקוח וכל עסק, ייתן מענה לכל רצון וכל צורך.
חברת EZTIME מתמחה במתן פתרונות דיווח נוכחות, לשאלות ומידע נוסף, אנחנו כאן.
